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Öffentliche Auftraggeber: Was tun, wenn das Rathaus nicht zahlt?

Team Geld & Liquidität
Team Geld & Liquidität, 22.11.17 17:50


Trotz rosa Wolken am Konjunkturhimmel: Viele Bauhandwerker sind noch immer in ihrer Existenz bedroht. Eine der Ursachen: die anhaltend schlechte Zahlungsmoral der Kommunen. So sichern Sie Ausführung und Rechnungslegung bei öffentlichen Projekten ab.  

Schlechte Zahlungsmoral öffentlicher Auftraggeber: So sichern Sie Ausführung und Rechnungslegung bei öffentlichen Projekten ab.

      • Die Zahlungsmoral der öffentlichen Hand ist im Vergleich weiterhin schlecht.
      • Immer mehr Handwerker lehnen Aufträge von Behörden ab.
      • Mit welchen Strategien lassen sich kommunale Projekte dennoch erfolgreich durchführen und abrechnen?
      • Tipp: Die Gewährleistungsbürgschaft VOB greift auch bei öffentlichen Auftraggebern.

Für Gerüstbauer Bernd Kaufmann* ist es ein leidiges Thema: „Natürlich bekommen wir laufend Ausschreibungen für öffentliche Gebäude, aber wir haben uns entschlossen, künftig keine Aufträge mehr von der Stadtverwaltung anzunehmen,“ sagt der Inhaber eines fünfköpfigen Familienbetriebs aus Norddeutschland, „es macht für uns einfach keinen Sinn, wenn die Verwaltung Angebote bestätigt, in denen wir die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen für unsere Rechnungen vermerkt haben – und wir nach Abnahme und Rechnungslegung dann plötzlich erfahren, dass wir mindestens drei Monate auf unser Geld warten müssen.“

 Sachbearbeiter stören sich oft an Formalitäten

Auch Bettina Mayen* Geschäftsführerin eines mittelgroßen, mehrfach preisgekrönten Bauunternehmens in Nordrhein-Westfalen, kennt das „ewige Gezänk“ mit öffentlichen Auftraggebern: „Es beginnt oft schon mit unklaren Ausschreibungen und fachlicher Unwissenheit auf Seiten der Verwaltung. Kürzlich sollten wir zum Beispiel eine Schule sanieren. Das Auftragsvolumen wurde in der Ausschreibung mit 15.000 Euro beziffert. Allerdings mussten wir feststellen, dass der gesamte Putz am Gebäude marode war. Das wollte die Stadt nicht glauben und hat einen Gutachter beauftragt. Der kam zum selben Ergebnis wie wir. Am Schluss lagen die Kosten für den tatsächlichen Aufwand bei realistischen 70.000 Euro“. Die Handwerkskammern bestätigen solcherlei Erfahrungen. So mahnt etwa Daniel Bagehorn, Sprecher der Handwerkskammer Dresden: „Aus Sicht des Handwerks wäre die öffentliche Hand gut beraten, bei ihren Ausschreibungen dem Wirtschaftlichkeitsprinzip Vorrang vor dem Prinzip des billigsten Anbieters zu geben.“

Doch selbst nach Ausführung und – mängelfreier – Abnahme sei der Spuk selten vorbei: „Bei einem anderen Projekt mussten wir länger als ein Jahr auf die Begleichung unserer Rechnung warten, offen blieben rund 20.000 Euro. Immer wieder hatte der zuständige Sachbearbeiter etwas an der Form der Rechnung auszusetzen. Dabei gab es keinen Zweifel daran, dass wir alles korrekt angegeben hatten. Es war reine Schikane.“

Solche und ähnliche Fälle ziehen sich bundesweit quer durch die Handwerker-Praxis. Das Problem dabei ist aber immer das gleiche: Durch die überbordenden bürokratischen Hürden, drohen den Handwerksbetrieben oft Liquiditätsengpässe: „Wenn ich meine gut ausgebildeten Mitarbeiter angemessen und pünktlich bezahlen will, stellt ein öffentlicher Auftrag immer ein gewisses Risiko da“, berichtet Gerüstbauer Bernd Kaufmann, „vielen meiner Kollegen, auch aus anderen Gewerken, ergeht es ähnlich. Manche haben deshalb bereits aufgeben müssen.“

Handwerksbetriebe sind noch immer stark von Insolvenz bedroht

Tatsächlich gehört das Bauhandwerk nach wie vor zu den am häufigsten von Insolvenz bedrohten Branchen: Zwar ging die Zahl der Firmenpleiten in diesem Bereich im ersten Halbjahr 2017 um 170 auf 1540 zurück (im Vergleichszeitraum des Vorjahres gab es noch 1710 Insolvenzanträge). Aber die Insolvenzquote liegt mit 85 je 10 000 Bestandsunternehmen im Baugewerbe immer noch doppelt so hoch wie in manch anderer Branche. Zum Vergleich: Im verarbeitenden Gewerbe waren es zuletzt gerade einmal 36 Pleiten je 10 000 Betriebe. Das geht aus jüngsten Erhebungen des Inkassounternehmens Creditreform hervor.

Dabei fällt auch auf, dass sich die Zahlungsmoral der privaten Auftraggeber in den letzten Jahren spürbar gebessert hat: Mehr als 90 Prozent der privaten Bauherren zahlen ihre Handwerkerrechnung innerhalb von 30 Tagen. Nur 7,6 Prozent der Betriebe warten bis zu drei Monaten auf das Geld ihrer privaten Auftraggeber. Bei der öffentlichen Hand sind es mit 17,3 Prozent jedoch noch immer mehr als doppelt so viele „Spätzünder“, die sich mit der Bezahlung bis zu 90 Tage Zeit lassen. Auch lange nach Verabschiedung des Gesetzes zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs, mit dem eine Zahlungsfrist von maximal 30 Tagen nach Rechnungslegung festgeschrieben wurde, hinkt der Amtsschimmel dem sonst eher positiven Trend noch immer hinterher. 

 

Kautionsversicherung schützt bei Sicherheitseinbehalt und Mängelanzeigen

 

Auch nach einer Anzeige von Mängeln kann es zu erheblichen Zahlungsverzögerungen kommen. Viele Auftraggeber bestehen zudem auf den Einbehalt eines Teils des vereinbarten Preises, um sich gegen später auftretende (Material-)Schäden abzusichern.

Um solchen Fällen vorzubeugen, können Handwerksbetriebe eine Gewährleistungsbürgschaft nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), auch Mängelansprüchebürgschaft genannt, beantragen. Diese greift auch bei Aufträgen der öffentlichen Hand.

Tipp: Eine sinnvolle und kostengünstige Alternative zur Bankbürgschaft stellen dabei Kautionsversicherungen dar, wie sie von spezialisierten Versicherungsunternehmen wie zum Beispiel der VHV angeboten werden. Mit einer solchen Kautionsversicherung können Haftungsrisiken individuell abgesichert werden – von der Ausführungsphase bis zur Gewährleistungsfrist, die bis zu fünf Jahre betragen kann.

Neuer Call-to-Action (CTA)

 

Inkasso-Unternehmen sehen die Zahlungsmoral der öffentlichen Hand nach wie vor mit Sorge

Im Exklusiv-Interview mit BAUBÜRO findet der Sprecher des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU), Marco Weber, denn auch deutliche Worte: „Die öffentliche Hand ist unser Sorgenkind beim Zahlungsverhalten. Durch alle Branchen hinweg hat sich die Zahlungsmoral in den letzten Jahren enorm verbessert. Allerdings machen neun von zehn Inkassounternehmen die Erfahrung, dass die Rechnungstreue öffentlicher Auftraggeber auf niedrigem Niveau stagniert. Darunter haben sehr oft Handwerker oder Baubetriebe zu leiden, die mit Behörden oder Kommunen zusammenarbeiten.“

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Wie wirkt sich die schlechte Zahlungsmoral öffentlicher Auftraggeber auf die Liquidität der Handwerksbetriebe aus?

Marco Weber: „Betrieben, die lange auf das Geld ihrer öffentlichen Auftraggeber warten müssen, droht ein Dominoeffekt. Ihnen fehlt in der Folge selbst das Geld, um ihre eigenen Zahlungsverpflichtungen vereinbarungsgemäß zu bedienen - seien es Miet- oder Pachtzinsen, Investitionen für Folgeaufträge bis hin zu den Gehältern für ihre Mitarbeiter.“

 Was können Handwerker tun, um bei säumigen öffentlichen Auftraggebern schneller an ihr Geld zu kommen?

Marco Weber: „Wichtig ist ein konsequentes und professionelles Forderungsmanagement. Das fängt bei der Auftragserteilung an, bei der man sich genau über Zahlungsziele verständigen sollte. Empfehlenswert ist die Vereinbarung von Teil- und Abschlagszahlungen, das kann Liquiditätsengpässen im Betrieb gut vorbeugen. Außerdem sollten Rechnungen schnell, das heißt unmittelbar nach Erledigung des Auftrags gestellt werden. Erfolgen Zahlungen nicht zum vereinbarten Zeitpunkt, ist ein schnelles und konsequentes Mahnen unerlässlich. 

Viele Betriebe scheuen sich vor diesem Schritt, weil sie befürchten, einen vermeintlich guten Auftraggeber mit einer Zahlungserinnerung zu verschrecken ...

Marco Weber: Das Gegenteil ist richtig: Wer schnell fakturiert und mahnt, zeigt, dass er professionell arbeitet und wird dann auch in aller Regel schneller sein Geld bekommen als derjenige, der an sein Mahnwesen zu lax herangeht.“

Hier einige weitere Tipps der BAUBÜRO Redaktion zur reibungslosen Abrechnung von öffentlichen Projekten:

  • Möglichst keine Angebote ohne vorherige Objektbesichtigung – oder zumindest sehr gründliche Durchsicht der Planungsunterlagen – erstellen.
  • Tatsächlich erforderliche Arbeitsschritte und den damit verbundenen Aufwand nach eigener fachlicher Beurteilung definieren und im Angebot möglichst konkret beschreiben.
  • Außer einem exakt definierten Leistungsverzeichnis sollte die Vereinbarung über den Auftrag unbedingt auch die genauen Abrechnungsmodi enthalten. Beispiel: Bei Bodenlegearbeiten muss unbedingt angegeben werden, ob die spätere Abrechnung nach Aufmaß oder Wiegekarten erfolgen soll.
  • Alle Aufmaße, Wiegekarten, Stundenzettel oder ähnliche Nachweise noch während der Ausführungsphase vom Auftraggeber gegenzeichnen lassen. Dadurch entfällt nach Rechnungsstellung die Diskussion über die verarbeiteten Materialmengen und den damit verbundenen Arbeitsaufwand.
  • Bei Rechnungslegung unbedingt das Aktenzeichen des Auftraggebers gut sichtbar vermerken. Viele öffentliche Auftraggeber lassen Rechnungen ohne Angabe ihres eigenen Geschäftszeichens einfach unbearbeitet liegen.
  • Wird die gesetzliche Frist von 30 Tagen überschritten, sollte in der Zahlungserinnerung der Hinweis auf § 271a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) nicht fehlen: Danach dürfen sich öffentliche Stellen längere Zahlungsfristen nur noch dann einräumen lassen, wenn dies aufgrund von Besonderheiten des Projekts sachlich gerechtfertigt ist. Außerdem muss eine längere Zahlungsfrist von Anfang an schriftlich im Vertrag vereinbart werden. Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen sind generell gesetzlich ausgeschlossen.
  • Bleibt die Zahlung auch weiterhin aus, sollte die Einschaltung eines Anwalts oder Inkasso-Büros in Erwägung gezogen werden. Professionelle Rechtsanwälte und Inkasso-Firmen treten vor Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens –freundlich, aber bestimmt – als Mediator auf, sodass künftige Aufträge durch die Klärung der noch offenen Fragen zur Handwerkerrechnung möglichst nicht in Gefahr geraten. Beim nächsten Mal wird sich der Amtsschimmel dann hoffentlich von selbst bewegen …

*Namen von der Redaktion geändert.

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