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Buchführung für Handwerker: Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten

Team Geld & Liquidität
Team Geld & Liquidität, 15.08.17 18:01

Die Buchführung ist für viele Handwerks-Betriebe ein notwendiges Übel. Wenn man eigentlich lieber planen, schrauben, werkeln würde, muss man Stunden im Büro verbringen. Wir zeigen Ihnen, in welchem Fall Sie Einnahmen und Ausgaben wie archivieren müssen und wie Sie die (doppelte) Buchführung meistern.

Buchhaltung kann Handwerker ganz schön viel Zeit kosten 

Das Baubüro Magazin gibt Ihnen einen kurzen Überblick, wann doppelte Buchführung für Handwerker Sinn macht oder sogar Pflicht ist, und was Sie sonst noch beachten müssen, damit ihre Finanzen auf dem Papier nicht durcheinanderkommen.

Was ist die Ausgaben-Einnahmen-Rechnung?

Für Kleinbetriebe im Handwerk (Einzelunternehmer oder GbR), deren Umsätze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren je unter 600.000 Euro bzw. der Gewinn unter 60.000 Euro gelegen haben, ist die Buchführung recht einfach. Einnahmen und Ausgaben müssen gegeneinander aufgelistet werden – das war es schon. Dies nennt man Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – die „einfache“ Buchführung. Sind die Umsätze oder Einnahmen höher, oder ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen (eingetragener Kaufmann, GmbH etc.), bedarf es einer sogenannten doppelten Buchführung. Kleine Betriebe dürfen allerdings auch freiwillig die doppelte Buchführung nutzen. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist im Vergleich deutlich schneller und simpler zu erstellen. Man spart sich Personal und damit Geld. Dennoch ist Korrektheit das höchste Gut bei der Buchführung. Lose zusammengepackte Rechnungen genügen nicht. Wachsende Unternehmen an der Umsatzgrenze sollten daran denken, dass Sie bei der Überschreitung des Umsatzes sowieso auf die doppelte Buchführung umstellen müssen. Daher kann es lohnen, sich schon vorher damit zu befassen. Denken Sie auch daran, dass nicht nur das Finanzamt einen Überblick braucht. Auch Geschäftspartner und Kunden vergewissern sich gerne, wie es um Ihr Unternehmen steht – und in erster Linie ist es für Sie selber zum Vorteil. Auch, wenn Sie Kredite benötigen, sollten Sie Ihre Zahlen parat haben.

Doppelte Buchführung

Wenn Umsatz oder Gewinn in die Höhe schnellen, genauer gesagt in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über die 600.000 Euro- bzw. die 60.000 Euro-Grenze, wird die doppelte Buchführung im Handwerk Pflicht. Ein Wechsel der Art der Gewinnermittlung ist aber generell erst vorzunehmen, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert.

Der Aufwand für eine doppelte Buchführung steigt im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung deutlich. So müssen Sie am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen. Hier sollten Sie an einem Steuerberater oder gar einem freiberuflichen oder festangestellten Buchhalter überlegen.

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall in zwei verschiedenen Konten (Soll und Haben) gebucht. Die Bilanz ist in Aktiv- und Passivseite gegliedert, wobei die Aktivseite die Vermögensverwendung und die Passivseite die Vermögensherkunft beschreibt. In §266 HGB sind genaue Vorgaben zur Bilanzgliederung festgelegt – zweispaltig muss sie sein, und für Unternehmen, die ihre Bilanz nicht veröffentlichen müssen, gelten folgende Vorschriften: Anlage- und Umlaufvermögen, Schulden, Eigenkapital und Rechnungsabgrenzungsposten müssen aufgeführt und aufgegliedert sein.

Die kleinste Einheit in der Bilanz bilden die Bestandskonten, nach Aktiva und Passiva getrennt. Die täglichen Zu- und Abgänge von Geld werden auf den jeweiligen Konten gebucht. Hier sind wegen der doppelten Buchführung immer zwei Konten, also Konto und Gegenkonto, betroffen. Am Ende eines Jahres werden die Geldbestände der Konten zusammengezählt und der jeweilige Endbestand in die Schlussbilanz eingetragen. Diese Werte bilden dann auch die Ausgangslage für die Erstellung der Anfangsbilanz zu Beginn des darauffolgenden Jahres.

debitoor bilanz.jpg (Aktiv- und Passivseite einer Bilanz. Quelle: Debitoor)

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist ein Teil Ihrer Bilanz. Sie stellt Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeitraumes gegenüber und gibt so Auskunft über den Erfolg eines Unternehmens. Stehen dort mehr Erträge, bedeutet das einen Gewinn für das Unternehmen. Wenn die Aufwendungen höher sind, macht das Unternehmen Verlust. Das GuV-Konto ist ein Unterkonto des Eigenkapitals, das sich auf der Passivseite der Bilanz findet.

Wie Sie als Handwerker eine Rechnung stellen sollten, sehen Sie hier.

Grundsätzlich gilt: Ihre Buchführung muss nachvollziehbar und überprüfbar sein. Ein Betriebsprüfer muss sich innerhalb einer bestimmten Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen können. Ihre Buchführung muss also über die Belege bis hin zur Bilanzerstellung und der Gewinn- und Verlustrechnung korrekt sein. Geschäftsvorfälle müssen lückenlos archiviert werden. Zusammengefasste Aufzeichnungen sind nur dann zulässig, wenn sie nachvollziehbar in einzelne Positionen aufgegliedert werden können.

 

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