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Gastbeitrag: Weshalb Mahnen im Handwerk besonders wichtig ist

Team Geld & Liquidität
Team Geld & Liquidität, 14.09.17 15:43

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so erscheint, ist gerade im Handwerk ein geordnetes und stringentes Mahnwesen überlebenswichtig. In einem Gastbeitrag erklärt Florian Kappert, Geschäftsführer der Bilendo GmbH, warum das so ist.

Mahnwesen im Handwerk - und warum es so wichtig ist 

Als Handwerker liefern Sie Ihren Kunden von frühmorgens bis oft spätabends unter Berücksichtigung individueller Wünsche anspruchsvolle Lösungen. Weniger erfüllend ist jedoch das Rechnungswesen, das vor allem in kleinen Betrieben viel zu oft - mit teils gravierenden Auswirkungen - als notwendiges Übel stiefmütterlich behandelt wird.

Rechnungswesen - notwendiges und zeitaufwendiges Übel

Wenn Kunden die von Ihnen erbrachten Leistungen nicht fristgerecht bezahlen, ist das für Sie nicht nur ärgerlich, sondern kann unter Umständen auch zu finanziellen Schwierigkeiten führen. Als Handwerker gehen Sie bei Aufträgen in finanzielle Vorleistung, um benötigtes Material zu kaufen. Zahlt ein Kunde nicht, bleiben Sie nicht nur auf den Kosten für Ihre geleistete  Arbeit sitzen, sondern auch auf den Materialkosten - und die können eine beträchtliche Summe darstellen. Neben dem ausbleibenden Lohn muss der säumige Kunde zur Zahlung erinnert werden, was Ihnen wiederum wertvolle Arbeitszeit raubt. Da der Schwerpunkt Ihres Berufs nicht primär die Verwaltung offener Posten ist und Sie sich lieber Ihren fachlichen Kernkompetenzen widmen möchten, kommt die Durchführung eines Mahnprozesses häufig zu kurz. Nicht selten sehen Sie auch das Verhältnis zum Kunden gefährdet, wenn ein Mahnprozess eingeleitet wird.

Florian Kappert von Bilendo: Mahnen für Handwerker leicht gemacht (Unser Gastautor Florian Kappert von der Bilendo GmbH.)

Die Notwendigkeit eines stringenten Mahnprozesses

Nichtsdestotrotz ist es Ihr gutes Recht, auf die Bezahlung der von Ihnen ausgeführten Leistung zu beharren. Wichtig ist zunächst, den Überblick über offene Posten zu behalten. Da Sie mehrere Kunden haben, sind demzufolge unterschiedliche Zahlungsziele einzuhalten. Ist nach Ablauf dieser Frist keine Zahlung auf Ihrem Konto eingegangen, müssen Sie aktiv werden und nachhaken - zunächst mit einer freundlichen Erinnerung, später mit einer deutlichen Mahnung. Als Unternehmer gehört das zwar zu den alltäglichen Aufgaben, stellt aber den wohl lästigsten und undankbarsten Teil des beruflichen Daseins dar. Genau aus diesem Grund sollten Sie hier besonders engagiert und fristgerecht vorgehen, damit der drohende Mehraufwand bereits von Vornherein auf ein Mindestmaß reduziert wird.

Praxisratgeber für Handwerker: Mehr Liquidität für Ihr Tagesgeschäft

Bei der Optimierung des Mahnprozesses sind einige Punkte zu beachten

  • Versenden Sie Rechnungen und Mahnungen immer unverzüglich, andernfalls setzen Sie Ihre Glaubwürdigkeit aufs Spiel.
  • Rechtlich gesehen ist die “Erste Mahnung” ausreichend, üblich sind meist drei. Nummerieren Sie diese jedoch nicht durch, ansonsten kündigen Sie indirekt an, dass noch weiterer Spielraum besteht.
  • Anstatt von Beginn an Drohungen zu gebrauchen, empfiehlt sich die Verwendung positiver Zahlungsanreize: In einer Zahlungserinnerung können Sie mit Hinweis auf kommende Mahngebühren die finanzielle Folgen für den Kunden verdeutlichen, ihm jedoch ein letztes Mal kulanterweise Gebühren erlassen.
  • Verschärfen Sie in den einzelnen Mahnstufen den Tonfall und veranschlagen Sie Verzugszinsen, Verzugspauschale und Mahngebühren. Die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt stellt die letzte Option dar und sollte nun angedroht werden. Mit dieser Eskalation bauen Sie Druck auf und zeigen dem Kunden, dass Sie über rechtliches Fachwissen verfügen.

Ein laxer Umgang mit säumigen Kunden wirkt auf einige vielleicht kulant, für andere ist dieser aber viel mehr ein Zeichen für fehlendes Durchsetzungsvermögen. In dieser Hinsicht von Kunden ausgenutzt zu werden, ist für Handwerker nicht nur lästig, sondern erst recht nachteilig. Die Einhaltung eines stringenten Prozesses von der Rechnungserstellung bis hin zur Mahnung im Verzugsfall zeugt von Konsequenz und Professionalität.

Der Berufsstand des Handwerkers ist besonders auf Liquidität angewiesen: Viele Anschaffungen - von Werkzeug über Material bis hin zum LKW - müssen im Vorfeld finanziert werden. Um nicht selbst in finanzielle Engpässe durch unbezahlte Rechnungen zu geraten, ist ein erfolgreicher Mahnprozess unabdingbar. Ansonsten stehen Sie nicht nur für die geprellte Zeche ein, sondern lassen sich unter Umständen auch zukünftige Vorhaben und Investitionen verbauen.

Bilendo bietet Handwerkern eine Möglichkeit, einfach Mahnungen zu verwalten

(Digitales Mahnwesen am Beispiel von Bilendo.)

Mehr Zeit für praktische Arbeit durch Digitale Transformation

Digitalisierung bezeichnet den Wandel hin zu digitalen Prozessen mittels Informations- und Kommunikationstechnik und bietet für alle Berufsfelder erhebliche Chancen. Mitunter lästige, aber dennoch notwendige Tätigkeiten werden durch “digitale Assistenten” übernommen, sodass Sie Ihre Arbeitszeit sinnvoll und praktisch nutzen können.

Digitale Assistenten arbeiten zuverlässig, werden nicht krank und beschweren sich nicht, wenn sie Ihre mühselig gewordenen Routineaufgaben übernehmen. Des Weiteren rentiert sich die Nutzung hilfreicher Software auch finanziell, da Sie Ihre Arbeitskraft nicht für buchhalterische Tätigkeiten verwenden. So bleibt am Ende des Tages mehr Zeit für Ihr Kerngebiet - dem Handwerk.

Die Nutzung neuer Technologien wird auch für Handwerker und andere kleine Unternehmen immer erschwinglicher; digitale Produkte sind längst keine teuren Anwendungen mehr, die nur für finanzstarke Unternehmen einen Mehrwert bieten. Viele Angebote richten sich gezielt an kleinere Unternehmen und bieten - je nach Bedarf - leicht skalierbare, individuelle Lösungen an.

Auch im Rechnungswesen gibt es monatlich kündbare Softwarelösungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und durch automatisierte Prozesse für einen komfortablen und übersichtlichen Umgang sorgen. Eine Mahnwesen-Software übernimmt die Verwaltung des Forderungsmanagements ab der Rechnungsstellung bis zum Mahnprozess. Neben dem Abgleich von Geldeingängen und offenen Rechnungen entlastet auch das automatische Versenden von Erinnerungen und Mahnungen Ihren Arbeitsalltag. So können Sie sich wieder auf Ihr eigentliches Tätigkeitsfeld konzentrieren.

Über Bilendo: "Digitaler Assistent” im Rechnungswesen

Bilendo ist der erste Cloud-Service zur Optimierung des Forderungsmanagement von Unternehmen und Automatisierung des gesamten Mahnwesens. Der Self-Onboarding Service unter www.bilendo.de ist für alle Unternehmen sofort und ohne technische Einrichtung nutzbar. Bilendo hilft allen Nutzern bei der Optimierung des gesamten Debitoren-Managements und der Verwaltung der offenen Posten. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert via Schnittstelle oder Beleg-Erkennung alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen der Geschäftskonten automatisch mit ausgehenden Rechnungen ab, verschickt die gewünschten Dokumente wie Erinnerungen und Mahnungen per E-Mail oder per Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge: Auf Wunsch geschieht das alles vollautomatisch.

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