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Smartphone am Arbeitsplatz: Helfer im Büro-Alltag oder Zeitfresser?

Team Mitarbeiter & Kollegen
Team Mitarbeiter & Kollegen, 16.10.17 15:44

Aus dem Alltag der meisten Menschen sind Smartphones heute nicht mehr wegzudenken, alle 18 Minuten werfen wir im Durchschnitt einen Blick auf unseren digitalen Begleiter. Auch am Arbeitsplatz wollen viele Angestellte nicht auf ihr Smartphone verzichten. Aber wie wirkt sich die Smartphone-Nutzung auf die Arbeit aus? Ist ein komplettes Handyverbot überhaupt erlaubt? Und welche Regelungen sollten Betriebe auf jeden Fall treffen?

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Praktischer Helfer unterwegs

Vor allem, wenn Sie bei der Arbeit viel unterwegs sind, kann es praktisch sein, auch unterwegs E-Mails zu checken und Anrufe zu tätigen. Und auch viele andere Dinge wie Zeiterfassung, Fahrtenbuch führen und die Organisation von Aufträgen lassen sich mit den richtigen Apps inzwischen bequem per Smartphone erledigen. Das klingt erst mal nach jeder Menge Zeitersparnis. Richtig eingesetzt können die kleinen Helfer tatsächlich dazu beitragen, effektiver zu arbeiten: Fahrt- und Wartezeiten können genutzt werden, die Mitarbeiter müssen keine Stundenzettel abgeben und Sie sparen sich eine ganze Menge Papierkram.

Smartphones beeinflussen Konzentration

Allerdings bringt die Smartphone-Nutzung bei der Arbeit auch Nachteile mit sich. Jedes Mal, wenn Sie auf Ihr Smartphone schauen, unterbrechen Sie Ihre Arbeit. Wenn das tatsächlich alle 18 Minuten passiert, hält es Sie davon ab, sich wirklich auf eine Sache zu konzentrieren. Es ist nicht möglich in den sogenannten „Flow“-Zustand zu kommen – ein Zustand, in dem man vollkommen konzentriert ist und die Zeit vergisst. Außerdem müssen Sie nach jeder Unterbrechung wieder in die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, zurückfinden – das kostet Zeit.

Was Sie sonst noch unnötig Zeit bei der arbeitet und was Sie dagegen tun können, haben wir hier in einem Artikel über Zeitfresser bei der Arbeit für Sie zusammengefasst.

So viel kostet ein Sicherheitseinbehalt - Beispielrechnung 

Darf der Chef das Smartphone verbieten?

Wie ist die rechtliche Situation? Darf das Smartphone bei der Arbeit überhaupt verboten werden? Grundsätzlich gilt: Ein Verbot, das Smartphone mit in den Betrieb zu bringen, darf der Chef nicht aussprechen. Das wäre eine zu große Einschränkung, da es die Mitarbeiter auch daran hindern würde, ihr Smartphone in der Pause zu benutzen. Allerdings darf die Smartphone-Nutzung eingeschränkt werden. Der Arbeitsgeber hat ein Direktionsrecht über das Arbeitsverhalten seiner Mitarbeiter und darf somit verbieten, dass während der Arbeit private Smartphones genutzt werden. Dabei muss jedoch gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter in Notfällen, z.B. bei einem Anruf der Schule ihrer Kinder, erreichbar sind. Wenn ein Handyverbot gilt, muss die geschäftliche Nummer dafür zur Verfügung stehen.

Außerdem ist wichtig, dass nicht willkürlich bestimmt werden darf, wer sein Handy während der Arbeit nutzen darf und wer nicht. Es muss eine einheitliche Regelung geben und Ausnahmen müssen gut begründet sein.

Regeln gemeinsam erarbeiten

Wie genau der richtige Umgang mit Smartphones im Betrieb aussieht, lässt sich pauschal nicht sagen. Jeder Betrieb ist anders und braucht individuelle Regeln. Wenn Sie bemerken, dass die private Smartphone-Nutzung bei Ihren Mitarbeitern oder auch bei Ihnen selbst überhand nimmt, sollten Sie handeln. Meistens ist es die bessere Lösung, mit den Mitarbeitern gemeinsam Regeln zur Handy-Nutzung zu erarbeiten, als einfach ein Verbot auszusprechen.

Folgende Punkte sollten Sie dabei klären:

  • Was ist erlaubt, was nicht? Ein privater Anruf oder eine kurze Whatsapp-Nachricht mag noch im Rahmen liegen, während das stündliche Checken des Facebook-Profils schon zu weit geht. Legen Sie gemeinsam fest, wo die Grenzen liegen.
  • In welchen Situationen ist die Nutzung tabu? Machen Sie deutlich, dass Smartphones beim Autofahren, Beim Arbeiten auf Leitern oder Gerüsten sowie bei der Arbeit mit Maschinen strikt verboten sind. Überlegen Sie, ob es noch mehr Situationen gibt, in denen Sie nicht möchten, dass Smartphones genutzt werden. Fragen Sie auch die Mitarbeiter, ob Ihnen solche Situationen einfallen. Falls ja: Sprechen Sie auch hier ein deutliches Verbot aus.
  • Wie wird die Smartphone-Nutzung bei Kundenterminen gehandhabt? Hier sollten Sie vorsichtig sein! Schließlich bezahlt der Kunde für Ihre Arbeitszeit und, auch wenn das Handy geschäftlich genutzt wird, kann schnell ein falscher Eindruck entstehen. Weitere Tipps, mit denen Sie beim Kunden punkten, können Sie im Knigge fürs Handwerk nachlesen.
  • Welche Konsequenzen kommen auf Mitarbeiter, die die Regeln missachten, zu? Wenn Sie die private Nutzung von Smartphones während der Arbeit erlauben, müssen Sie den Mitarbeitern vertrauen können. Stellen Sie klar, dass es nur funktionieren kann, wenn sich alle an die Regeln halten. Überlegen Sie sich, wie Sie reagieren, wenn die Smartphone-Nutzung problematische Ausmaße annimmt. Eine Option wäre dann ein komplettes Verbot. 
  • Hängen Sie den erarbeiteten Verhaltenskodex für alle gut sichtbar auf! So werden die Mitarbeiter immer wieder an die Regeln erinnert und behalten sie besser im Gedächtnis.

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