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So sollte Ihre Rechnung aussehen: Pflichtangaben, E-Rechnung und mehr

Team Organisation & Ablauf
Team Organisation & Ablauf, 22.08.17 15:22

Auch sie gehört zum handwerklichen Tagesgeschäft: Die Rechnung. Ein notwendiges Übel, um die hartverdienten Euros auch tatsächlich auf dem Konto zu sehen. Doch es gibt einige Vorgaben zu beachten beim Stellen einer Rechnung.

 Das Stellen von Rechnungen im Handwerk unterliegt einigen Regeln

Das Finanzamt ist mit seinen Vorgaben relativ klar und strikt. Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen, was bei einer elektronischen Rechnungsstellung wichtig ist und wie eine Musterrechnung aussehen kann.

Ob Sie jeden Abend selbst am Schreibtisch sitzen, oder Angestellte haben, die sich mit dem leidigen Thema Finanzen auseinandersetzen: Rechnungen bedeuten immer einen bürokratischen Aufwand. Es gilt ordentlich zu arbeiten, Fristen zu beachten und sich an Vorschriften zu halten. Das Baubüro erklärt Ihnen zunächst, welche Pflichtangaben Sie beachten müssen und wie man eine Rechnung schreiben sollte.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

  • Der Empfänger muss genau benannt werden. Name und Adresse des Auftraggebers müssen stimmen. Es gelten die Angaben, die im Vertrag stehen. Achten Sie darauf, die Rechnung nicht an Dritte zu adressieren.


    Alles was Sie über Kautionsversicherungen wissen müssen

  • Den Umfang Ihrer in Rechnung gestellten Leistung sollten Sie relativ genau angeben. Wenn Sie dem Kunden ein neues Fenster eingebaut haben, sollten Sie das auch so nennen. Nur „Einbau Ware“ reicht in diesem Fall nicht aus. Es ist erlaubt, eine Anlage mit näheren Beschreibungen zur Rechnung hinzuzufügen.

  • Hier ist besonders viel Genauigkeit gefragt: Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss selbstverständlich korrekt angegeben werden. Auch eine Rechnungsnummer gehört auf das Dokument. Weitere Zahlen, die nicht fehlen dürfen: Datum der Rechnung, sowie Datum der Leistung/Lieferung.

  • Wenn Sie Preisnachlässe, Boni, Skonti o.ä. gewähren, kann dies wie folgt auf der Rechnung Erwähnung finden: „Aufgrund von Rabattvereinbarungen liegen Entgeltminderungen vor.“ Haben Sie im Vorfeld schriftlich festgehalten, wie viel Nachlass sie gewähren, können Sie darauf Bezug nehmen, in dem Sie diese Vereinbarungen erwähnen. Den genauen Betrag müssen Sie auch nicht angeben, „3 Prozent Skonto bei Zahlung bis XY“ genügt.

Die Musterrechnung für Ihren täglichen Gebrauch

Wir haben Ihnen untenstehend eine beispielhafte Rechnung aufgesetzt, an der Sie sich orientieren können. Diese Musterrechnung für Handwerker gibt Ihnen einen Einblick, wie Sie im Tagesgeschäft eine Rechnung stellen können.

Musterrrechnung: So könnten Sie im Handwerk die Rechnung stellen 

Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?

Generell haben Sie als Unternehmer die Wahl, wie Sie Ihren Kunden die Rechnungen zukommen lassen. Der Postweg ist zwar weiterhin die beliebteste Variante, doch während das Fax immer mehr auf dem Rückmarsch ist, hat die Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung herausgefunden, das bereits mehr als die Hälfte aller Unternehmen auch Rechnungen per Mail versenden. Der elektronische Rechnungsaustausch bietet eine einfache und schnelle Abwicklung des Forderungsmanagements. Wie Sie Ihre Buchführung generell besser gestalten können, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Für E-Rechnungen gelten selbstverständlich die gleichen formellen Regeln wie für die klassische Rechnung auch. Dazu muss man Folgendes beachten:

  • Sie sollten die Rechnung als unveränderbares PDF versenden, damit nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sind.

  • Die E-Rechnung muss genau wie die Papierform archiviert werden. Die Archivierung muss elektronisch stattfinden, unabhängig vom Format. Über mindestens zehn Jahre muss sich die E-Rechnung öffnen lassen und lesbar sein.

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